Rekisterinpitäjä

Organisaation nimi Nuorten Palvelu ry / Etsivä Nettityö
Osoite Tulliportinkatu 34 70100 Kuopio
Y-tunnus 0292537 – 3
Puhelinnumero 040 0182047
Sähköposti nuortenpalvelu@nuortenpalvelu.fi

Rekisteriasioita hoitava henkilö

Organisaatio/kunta Nuorten Palvelu ry / Etsivä Nettityö
Nimi Jani-Markus Heinola
Osoite Tulliportinkatu 34 70100 Kuopio
Puhelinnumero 040 5052407
Sähköposti: jani-markus.heinola@nuortenpalvelu.fi

Rekisterin nimi

Nuorten Palvelu ry:n Etsivän Nettityön asiakkuuteen ja muuhun asialliseen yhteyteen perustuva rekisteri

Rekisterin käyttötarkoitus

Rekisteriin liittyvä järjestelmä: PAR

Toimittaja: Länsi- ja Sisä-Suomen Aluehallintovirasto

Kuvaus: PAR-järjestelmä on työpajoille ja etsivään nuorisotyöhön räätälöity Excel-pohjainen asiakas- ja tilastointijärjestelmä. Järjestelmään on mahdollista kirjata asiakkuuksiin liittyviä tietoja, suunnitella ja tarkastella asiakkuuden toteutumista ja hallita asiakastyöhön liittyviä asiakirjoja. Järjestelmään voidaan kirjata myös sosiaalihuoltolain mukaisissa toimenpiteissä olevien asiakkaiden tietoja. PAR-järjestelmät on rakennettu valtionavunseurantaa helpottavaksi järjestelmäksi, josta raportoidaan kolmesti vuodessa organisaatiotiedot sekä tilastolliset asiakastiedot valtakunnalliseen PARkki-tietokantaan.

Tietoja kerätään etsivän nuorisotyön ja nuorten työpajojen asiakkuuden aikana. Henkilötietoja käsitellään asiakassuhteen hoitamiseen, hallintaan ja kehittämiseen, analysointiin sekä tilastointiin. Rekisterin sisältämiä asiakastietoja voidaan käyttää rekisterinpitäjän, hallinnoivien tahojen ja yhteistyökumppanien tilastotietojen keräämisessä.

Rekisterin käyttötarkoitus

Kerättäviä henkilötietoja käytetään asiakassuhteiden ylläpitoon ja hoitoon, hallintaan ja kehittämiseen, analysointiin sekä tilastointiin. Kerättävä anonyymi tilastollinen materiaali toimitetaan valtakunnalliseen tietopankkiin toiminnan rahoittajan seurantaa, visualisointia, ja hallinnollisen päätöksenteon tueksi ja median käyttöön. Koska aineisto on anonyymiä puhdasta tilastollista materiaalia eikä sisällä asiakkaiden tunnistetietoja, se voidaan toimittaa sähköpostin liitetiedostona. Henkilötietoja voidaan luovuttaa vain hyväksytyn luvan perusteella tutkimuskäyttöön. Lupahakemukset käsittelee Opetus- ja Kulttuuriministeriö.

Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin kerätään vähimmillään tummennetut tiedot. Rekisteriin voidaan kerätä asiakassuhteen hoitamisen kannalta tarpeelliset muut tiedot:

Perustiedot: Etunimi, Sukunimi, Syntymäaika, Sähköpostiosoite, Puhelinnumero, Katuosoite, Postinumero, Postitoimipaikka

Taustatiedot: Koulutus, Työkokemus, Erityisosaaminen, Vahvuudet, Tavoite, Terveys, Perhe ja Muut taustatiedot

Tilannetiedot: Koulutus, pääasiallinen toiminta, toimeentulo ja asumismuoto

Asiakkuustiedot: Mitä kautta saapunut, Aloituspäivä, Asiakkuuden päättymispäivä ja Toimenpiteet asiakkuuden aikana

Toimenpiteet: Aloituspäivä, status, päättymispäivä

Muistiotietoja: Asiakkaan hyväksymät muut asiakkuuteen vaikuttavat asiat.

Liitteet: Asiakkuuteen liittyvät dokumentit

Säännönmukaiset tietolähteet

Tietoja kerätään henkilöltä itseltään sekä palveluihin rekisteröitymisen ja palveluiden käyttämisen yhteydessä ilmenevistä tiedoista.

Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Henkilötietoja ei siirretä Suomen, Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Rekisterin suojaus

Rekisteri sijaitsee palomuurein, salasanoin ja muin teknisin keinoin suojatulla verkkoasemalla. Järjestelmä itsessään on suojattu salasanoin, käyttäjätunnuksilla ja tietokannan sensitiiviset tiedot on salattu. Tietojen käyttöoikeus on vain niillä rekisterinpitäjän palveluksessa olevilla ja muilla määritellyillä henkilöillä, jotka tarvitsevat tietoja työtehtävissään. Käyttäjillä on henkilökohtaiset tehtäväkohtaiset käyttäjätunnukset, jotka määräytyvät käyttäjän oikeuksien mukaan.

Manuaalista aineistoa (paperiasiakirjat) pyritään välttämään. Asiakkuuteen liittyvät asiakirjat säilytetään samoin palomuurein, salasanoin ja muin teknisin keinoin suojatulla verkkoasemalla. Jos manuaalista aineistoa tarvitaan, säilytetään se lukituissa tiloissa ja sen käyttöä valvotaan. Tietojen lukemisesta ja muuttamisesta kertyy lukulista. Rekisteröidyllä on henkilötietolain 26-28 §:n mukaisesti oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja henkilötietorekisteriin on talletettu. Tarkastuspyyntö tulee esittää kirjallisesti ja allekirjoitettuna rekisterinpitäjän toimipaikassa (Tulliportinkatu 34 70100 Kuopio) rekisterin kulloinkin nimetylle pääkäyttäjälle. Tarkastusoikeus on maksuton.

Tietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään asiakassuhteen ajan ja jos se toiminnan kannalta (uusiutuva asiakkuus, seuranta) on välttämätöntä, enintään vuoden ajan asiakassuhteen päättymisen jälkeen.